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    別讓排版毀了你的畢業論文,用這些 Word 技巧輕松加分

    時間:2019-06-10 編輯整理:早檢測網 來源:早檢測網

    作為一名學生,在學術生涯中,我們不可避免地要利用排版工具整理出一篇報告或者論文。一篇直觀清晰的論文無疑會讓我們的老師賞心悅目,而一篇邏輯混亂、沒有排版的文章會讓我們的研究成果的學術效果大打折扣。

    大家都知道,如果要選擇一個方便優秀的排版工具,Microsoft Word 肯定是我們的首選。那么一篇合格的論文或者報告需要包含怎樣的內容?如何才能用 Word 排版一篇美觀簡潔而又邏輯清晰的文章?下面我就來介紹一些利用 Word 高效排版文章報告的小技巧。

    附注:下文的操作環境為 Windows Office 365 版本 1904 中的 Microsoft Word,實際操作界面可能和你本機有所不同,但是原理一致。

    基本框架

    首先,一篇優秀的論文或報告應該至少應該包含下面這些內容:

    • 封面:包含論文標題、作者信息等

    • 目錄:文章的大綱

    • 正文:

      • 一級標題

        • 二級標題

        • 文章內容

        • ……

    • 尾注、參考:注釋、備注或引文

    封面

    雖然說有可能很多時候,對于一篇報告來說,一個標題再加上一個副標題就可以直接解決問題了,但是一個單獨的封面會讓整個論文的排版更加正式,也會讓論文本身的主旨觀點更加鮮明。Word 有預設的封面格式,在「菜單欄 → 插入 → 封面」處就可以開啟。


    插入預設封面


    當然,肯定會有預設的封面相對不符合我們學術報告嚴謹的整體設計的情況,當我們發現手動去直接修改 Word 預設模板的樣式太過麻煩的時候,我們其實也可以自己通過表格、文本框等組件的組合來創建一個自定義封面。

    下面就是一個典型的封面例子。一個清晰的論文封面應該至少包含報告標題、個人信息和寫作日期這三個元素。標題可以利用文本框來排版,而個人信息和寫作日期我更推薦用表格的形式制作。



    我們可以利用橫排文本框將論文標題固定在封面頁的任意位置,一般以整個頁面的上 1/3 為標準。在頁面的下方固定個人信息、指導老師、寫作日期等信息。上圖中我利用了一個文本框嵌套一個無邊框表格的形式制作了信息模塊,這樣既能方便固定模塊位置,還能保證模塊內部信息的整齊。

    使用表格排版成板塊的信息非常方便,我們完全可以使用表格來保證內部文本排版上的整齊,而不需要手動使用空格、Tab 等主動格式進行整齊化。通過隱藏表格的邊框,我們可以讓一個單獨的模塊整齊一致。


    通過將表格的邊框隱藏達到整齊的效果


    與此同時,我們可以通過點擊任意一個圖片、文本框等元素來調出「繪圖工具 → 格式」,之后在「對齊」選項卡下選擇「使用對齊參考線」來輔助我們將標題文本框居中。


    對齊參考線


    目錄

    一篇文章不能沒有大綱,一個論文也不能缺少目錄。Word 能夠為我們自動生成目錄,在「引用 → 目錄」處,我們就可以直接挑選一個目錄預設。這里我推薦直接使用「自動目錄」,這樣在后續的設置中,我們可以通過利用樣式設定一級標題、二級標題等,來自動更新目錄以及相應的頁碼,實現自動化目錄加載和更新。這里的詳細內容請看下一部分「各級標題、正文」的介紹。


    插入目錄


    需要注意,目錄本身也是一段文字,因此我們可以直接選擇整個目錄,之后選擇定義段落樣式,來自定義目錄本身的行間距、字體大小等樣式,也可以選擇修改「目錄」標題的樣式,使之匹配我們下文的各級標題。


    直接修改目錄部分的格式


    各級標題、正文

    終于來到了我們論文的正文。一個段落清晰、邏輯明了的論文最為打動人心,因此,我們除了在寫論文之前列出大綱,在論文中也可以通過標題體現論文報告的各個部分與模塊。

    Word 的樣式中直接幫我們定義了正文、標題 1、標題 2 等各級標題,同時也有其他的樣式選項供我們直接使用。但是很多時候,我們在撰寫文章時都會忽視這些預設樣式,而去自己一個標題一個標題的進行調整,這樣不僅費時費力,還沒辦法讓 Word 知曉我們文章的段落大綱。


    Word 內置的樣式預設


    我們可以通過直接將光標放在某個標題行,選擇某級別的標題樣式來將一個標題聲明。經過這樣的配置,我們不僅可以直接統一修改某一級別標題的樣式,還可以讓上文提到的 Word 自動生成與更新目錄的功能生效。同時,我們也可以通過這樣的方法統一整篇文檔內部正文的樣式,包括字體、字號、段落格式等。這部分內容請看下文「全局格式的設定」。

    尾注、參考

    文章的最后,當我們利用 Word 進行尾注標注的時候,通常都是為了寫清注釋或標明參考文獻。Word 在「引用 → 插入尾注」里面為我們提供了直接插入、維護尾注模塊的功能。


    插入尾注


    使用過程中,我們可以直接在上文某個需要進行注釋的地方,選擇「插入尾注」,Word 就會自動在文檔的最末尾為我們維護尾注列表,并進行合適的超鏈接,非常方便。

    全局格式的設定

    到此為止,我們其實已經基本實現了一篇優秀論文的骨架,接下來進行合適的打磨,我們就可以將我們的論文整潔美觀起來。


    Word 樣式的預設應用


    在上文中,我提到了 Word 可以為我們提供全局的樣式設定,這樣就不需要我們寫一個自然段就更新一次樣式了。在「開始 → 樣式」處,我們可以直接修改某個模塊的格式、創建樣式、給某一部分文本應用樣式等等。


    自定義某個樣式預設的格式


    這里也是我提到的利用「樣式」統一我們整篇文章正文格式的方法。Word 會默認將非標題(或未定義的文本)識別為「正文」,這樣我們就可以通過對「正文」格式的修改,將整篇文章的格式一致化。

    值得一提的是,如果沒有給定字體或樣式要求,我推薦將系統自帶的默認宋體替換為「思源宋體」,更加確切的是:Source Han Serif。Google 聯合 Adobe 發布的開源字體家族「思源宋體」在各種設備上面的顯示渲染效果以及導出為 PDF 或直接打印為紙質刊物的效果,都要比系統默認宋體好上太多。

    思源宋體涵蓋了幾乎所有簡體中文、繁體中文、日文、韓文等 CJK 字體符號,當然也包含了英文字符,因此使用思源宋體會極大地讓你的整篇文章美觀如一。

    附圖、表格的題注

    雖然說,一篇論文的內涵、觀點決定了其學術價值,但是沒有圖片、圖表加持的論文,不僅干澀、缺乏內容,還讓人不易理解。為文章附上合適的圖片、圖表,利用折線圖、餅圖等做可視化的數據展示,這些都會讓你的文章更具可讀性。

    為了清晰的格式和方便地指向某個附圖或附表,我們通常都會為附圖、附表加上「題注」,比如:圖 1、表 3、Figure 6-4 等等。然而,我們往往都是直接在圖片的下面加上一行單獨的文字,居中,字號變小,改為楷體,作為我們圖片的題注。這樣的方法不僅不能有效標記圖片圖表,有時候還會因為文本原因,一張圖片的題注竟然在圖片的下一頁。

    Word 實際上已經為我們準備了題注的附加方式,我們可以直接選擇一張圖片、一個表格或一個圖表,右鍵,在菜單項中選擇「插入題注」即可。


    為圖片、圖表插入題注


    Word 中的題注設定還有可玩性,我這里介紹的并不是全部。

    小結

    使用 Word 對論文、報告進行簡單排版的一些小技巧就基本介紹到這里了。雖然這些操作看起來都很基礎,但是它們確實能讓你的論文、報告有一個清晰美觀的外殼。當然,Word 的操作也不止我介紹的這些。希望讀了這篇文章,我們的排版水平能在「只會利用空格、Tab 對齊」的基礎之上有所提升。感謝閱讀。


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